Tener las cuentas claras es una de las claves para que una PyME crezca de manera sostenida. Un presupuesto empresarial es la herramienta que permite proyectar ingresos, gastos y necesidades de inversión, ayudando a tomar decisiones estratégicas y anticipando los desafíos.
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto empresarial es una herramienta de planificación financiera que permite proyectar los ingresos y gastos de una empresa durante un período de tiempo o de un objetivo determinado. Identifica los recursos disponibles y anticipa necesidades, para así tomar decisiones informadas.
En los presupuestos empresariales es bueno contar con indicadores claves de desempeño (KPIs), que pueden ser simples estrategias de gestión y monitoreo de resultados en función de metas, como, por ejemplo: gastar menos de lo que se gana o pagar las facturas a tiempo.
Establecer el tiempo necesario para hacerlo, y revisarlo, puede marcar
la diferencia entre reaccionar ante los problemas o anticiparse a ellos.
¿Cómo se elabora un presupuesto?
- DEFINIR LOS OBJETIVOS FINANCIEROS
El presupuesto debe responder a un objetivo, ya que servirá como hoja de ruta para alcanzarlos.
Antes de empezar con los números es necesario establecer el objetivo específico: aumentar ventas, reducir costos, invertir en nuevos equipos.
- IDENTIFICAR LOS INGRESOS
Identificar y proyectar cuánto se espera vender durante el período establecido. Puede ser una estimación mensual, trimestral, anual -la que se considere necesaria para alcanzar el objetivo planteado-.
Para hacerlo puede servir como base el historial de ventas de años anteriores y las tendencias del mercado.
Ser realista es fundamental, un exceso de optimismo puede llevar a
decisiones equivocadas.
- IDENTIFICAR Y CLASIFICAR LOS GASTOS
Es aconsejable dividir los gastos para hacer un presupuesto funcional. Se pueden clasificar en dos grandes grupos:
■ Fijos: son aquellas obligaciones que tienen una regularidad determinada y su importe está definido. Por ejemplo: el alquiler, servicios, sueldos, seguros.
■ Variables: son todos esos gastos que no están definidos y cambian de acuerdo con las actividades o el consumo realizado en un periodo de tiempo. Por ejemplo: la materia prima, comisiones, transporte, marketing.
Registrar cada egreso permitirá detectar oportunidades de ahorro o eficiencia. También se recomienda revisar los pasos hechos para evaluar si se saldaron las deudas contraídas. En caso de necesidad, incluso se puede considerar el endeudamiento.
- CONSIDERAR LA INVERSIÓN
Un buen presupuesto no solo cubre los gastos, también contempla:
■ Inversiones necesarias para crecer (equipos, tecnología, capacitación).
■ Reservas o ahorros para imprevistos o períodos de baja actividad.
Ejemplo práctico:
Referencias:
■ Monto estimado: es lo que esperás ingresar o gastar. Se calcula antes de que empiece el período (por ejemplo, al inicio del mes o del año) y sirve como referencia o meta.
En el ejemplo: estimás vender $2.500.000 y gastar $1.420.000 en costos fijos.
■ Monto real: es lo que efectivamente ingresó o se gastó al finalizar el período. Es el dato real, tomado de tus registros contables o movimientos bancarios.
Siguiendo el ejemplo: finalmente vendiste $2.450.000 y gastaste $1.465.000.
■ La columna “Diferencia” muestra si estuviste por encima o por debajo de lo planificado:
✓ Si es positiva → ingresaste más o gastaste menos → buena señal.
✕ Si es negativa → ingresaste menos o gastaste más → alerta para revisar.
- REVISAR Y AJUSTAR
El presupuesto no es un documento estático. Es necesario ir comparando los resultados reales con lo planificado y ajustarlo cuando sea necesario para que realmente funcione.
De este modo, se pueden ir corrigiendo los desvíos a tiempo y mantener la salud financiera de la empresa.
El presupuesto debe ser una herramienta flexible que se adapte a las
necesidades de la empresa.
- HERRAMIENTAS DE UTILIDAD
Hoy existen muchas herramientas digitales que facilitan el armado y seguimiento de un presupuesto, algunas pueden ser:
■ Planillas de cálculo en Excel o Google Sheets.
■ Software de gestión contable o financiera.
■ Aplicaciones de control de gastos.
La clave es encontrar la herramienta que mejor se adapte a la empresa y utilizarla de forma regular.
Siguiendo estos pasos y aplicando los hábitos recomendados, se puede lograr un manejo eficiente del dinero y alcanzar los objetivos financieros.